Conditions Générales de Vente

La société DOCOLAB, dont le siège social est 7 rue du 19 mars 1962 ZI DE DIJON – 21600 LONGVIC

Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de DIJON sous le numéro 838 454 759 00013 représentée par son gérant, Monsieur Pierrick BRUCHON, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.

Ci-après dénommée « Le Fournisseur »
D’une part,

Et la société ….
Ci-après désignée « Le Client »,
D’autre part,

Il a tout d’abord été exposé ce qui suit :

Les Parties déclarent et reconnaissent que la négociation ayant précédée la conclusion du présent accord a été conduite de bonne foi et avoir bénéficié, pendant la phase précontractuelle de négociation, de toutes les informations nécessaires et utiles pour leur permettre de s’engager en toute connaissance de cause et s’être mutuellement communiqués toute information susceptible de déterminer leur consentement et qu’elles pouvaient légitimement ignorer.

DOCOLAB est spécialisée dans la gestion des obligations règlementaires des sociétés, sur les aspects liés tant aux Installations Classées, ERP, que des obligations relatives au code du Travail et de l’environnement.

Le site internet et les outils dédiés DOCOLAB ont été créés à cet effet.

Dans le cadre de son activité, le Client a souhaité bénéficier des prestations fournies par le site et les outils DOCOLAB.

Ceci étant rappelé, il a été arrêté et convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

Les termes suivants ont, dans les présentes, la signification qui leur est donnée sauf stipulation contraire.

Abonnement :  désigne l’abonnement au Produit et Services (en fonction du type d’abonnement choisi) souscrit par un CLIENT auprès de DOCOLAB.

Administrateur(s) d’un Client : désigne-le(s) représentant(s) du CLIENT pour DOCOLAB ayant connaissance de l’identifiant et ayant accès à toutes les fonctions du Produit et pouvant également avoir accès et modifier les données relatives à l’Inscription.

Bon de Commande : désigne le bon de commande de l’Abonnement souscrit par le CLIENT auprès de DOCOLAB et renseignant les informations relatives à son identité et à ses coordonnées, tel que signé

Conditions Générales d’Abonnement : désigne les présentes Conditions Générales d’Abonnement applicables pour toute souscription d’un Abonnement au Produit et aux Services auprès de DOCOLAB.

Contrat de Support : désigne le contrat de maintenance conclu par le CLIENT auprès de DOCOLAB en vue de la fourniture d’un service de maintenance complémentaire à celui fourni dans le cadre de l’Abonnement souscrit par le CLIENT sur le Produit.

Cookie : désigne l’ensemble des informations créées et stockées dans un petit fichier par un serveur sur un ordinateur qui se connecte à ce serveur. Ces informations peuvent être relues et modifiées par ce même serveur lors d’une connexion ultérieure.

Erreurs : désigne un ou plusieurs écarts reproductibles dans le Produit non modifié par rapport aux spécifications applicables figurant dans la documentation accompagnant le Produit.

Hébergeur : désigne le prestataire auprès duquel DOCOLAB sous-traite l’hébergement de son Produit et, le cas échéant, des bases de données du CLIENT.

Identifiant : désigne la conjonction de l’ « adresse email » et du « mot de passe » nécessaire à un Utilisateur pour se connecter.

L’Utilisateur choisit son mot de passe depuis un lien internet unique et confidentiel envoyé à son adresse email. Ce mot de passe n’est pas enregistré par DOCOLAB qui n’en conserve qu’une signature numérique.

ARTICLE 2 : PRIORITÉ CONTRACTUELLE

Les relations contractuelles entre DOCOLAB et le CLIENT sont régies par les documents contractuels applicables, listés et classés par ordre hiérarchique de valeur juridique croissante ci-dessous :

– les Conditions Générales d’Abonnement applicables à toute commande de Produit et/ou des Services par le CLIENT auprès de DOCOLAB et leur(s) Annexe(s) ;

– le cas échéant, les Conditions Particulières applicables au Produit et/ou aux Services commandé(s) par le CLIENT auprès de DOCOLAB et leurs Annexes ;

ARTICLE 3 : OBJET

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions techniques et financières dans lesquelles DOCOLAB s’engage à héberger sur sa plate-forme serveur sous la marque DOCOLAB les données dédiées du Client et met à sa disposition des outils dédiés.

DOCOLAB met à la disposition du CLIENT, en fonction du nombre de ressources et d’utilisateurs renseignés par le CLIENT, le Produit accessible en SaaS lui permettant d’opérer à distance la gestion et le contrôle de ses obligations réglementaires et légales dans tous les domaines (RH, logistique, bâtiment, matériel, équipement…) au moyen d’une seule base de données, en multi-login accessible à partir de tous les sites du CLIENT, par l’ensemble de ses Utilisateurs et d’être, le cas échéant, alerté.

A titre optionnel et selon l’Abonnement souscrit, le CLIENT dispose, en sus des services de pilotage réglementaire et d’alerte (« les Modules Principaux »), d’un accès aux services suivants :

  • Module Rapport d’intervention
  • Module Ordre de service
  • Module Certificat Groupe Froid
  • Module Traçabilité Alimentaire
  • Module gestion de stock
  • Module document custom
  • Module Equipements

En complément des services susmentionnées, DOCOLAB assure auprès du CLIENT une formation d’assistance à la configuration du Produit et des Modules Principaux et Optionnels et d’utilisation des Services aux conditions stipulées dans le Bon de Commande ainsi qu’un service de maintenance du Produit et des Services au moyen d’une hotline dédiée accessible aux Heures et Jours Ouvrés.

Le CLIENT reconnaît toutefois que le service de maintenance ne comprend pas la maintenance du Produit, de quelque nature que ce soit, (i) consécutive à une mauvaise utilisation du Produit par le CLIENT ; (ii) pour une utilisation autre que celle définie dans le Bon de Commande, (iii) imposée par l’obsolescence du Produit ; (iv) consécutive à une intervention du personnel du CLIENT et/ou d’un tiers non autorisé par DOCOLAB ; (v) à un cas de force majeure.

Le CLIENT reconnaît par ailleurs que tout problème de maintenance insusceptible d’être résolu par la hotline et nécessitant une intervention des équipes de DOCOLAB sera considéré comme des services complémentaires faisant l’objet d’un Contrat de Support établi par les Parties.

ARTICLE 4 – OBLIGATIONS DU FOURNISSEUR

4-1. Accès au serveur

Le Fournisseur s’engage à rendre les données de l’Utilisateur, hébergées sur la plateforme accessible dans un délai de 30 jours.

À compter de la remise par le Client des éléments nécessaires.

Le Fournisseur s’engage à rendre l’accès à DOCOLAB accessible, sept jours sur sept et 24 heures sur 24; toutefois, le Fournisseur se réserve le droit de fermer l’accès au Serveur afin d’assurer la sauvegarde des données, la maintenance des matériels et logiciels nécessaires.

3.2 Sécurité

Le Fournisseur s’engage à mettre en place les procédures de sécurité nécessaires pour limiter les accès à ses installations et les intrusions.

Le Produit est hébergé sur un serveur mutualisé. L’accès au Produit est sécurisé par le protocole HTTPS. L’accès aux données est protégé par un Identifiant fourni par le CLIENT lors de son Inscription. Le CLIENT reconnaît s’assurer de sa confidentialité et modifier régulièrement son mot de passe. Tout accès au Produit utilisant l’Identifiant du CLIENT est supposé provenir du CLIENT.

ARTICLE 5 : SUPPORT TECHNIQUE

DOCOLAB met à la disposition du client un support technique qui a simplement vocation à fournir une aide ponctuelle.

ARTICLE 6 : CONDITIONS DE REALISATION ET DE FACTURATION DES PRESTATIONS

DOCOLAB procède à la location de l’accès au site DOCOLAB et à l’hébergement des données de son Client sur ledit site.

Le contrat prend effet ce jour.

ARTICLE 7 : CONDITIONS D’EXPLOITATION

DOCOLAB met à la disposition du Client différents outils de gestion de la base de données Les données seront hébergées sur le site DOCOLAB.

Sur commande, le Client a la possibilité de demander à utiliser des modules optionnels. Modules de gestion de la base de données via les outils DOCOLAB Mobiles.

Dans ce cas, les tarifs sont modifiés en conséquence du changement apporté et suivant le nombre de modules optionnels souscrits.

Le Client reconnaît par les présentes que les fluctuations de la bande passante et les aléas du fournisseur d’accès sont des éléments pouvant entraîner une discontinuité dans l’accès au serveur indépendante de la volonté de DOCOLAB et extérieure à ses moyens techniques.

Le Client est administrateur de la base de données. Il a un accès protégé et sécurisé à la console d’administration de celle-ci.

Ces modifications se font sous son entière responsabilité, et DOCOLAB ne pourra être tenue pour responsable du contenu des données mise sur le site DOCOLAB.

ARTICLE 8 : OBLIGATIONS DE DOCOLAB

DOCOLAB s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d’un service de qualité.

DOCOLAB s’engage à maintenir en état de fonctionnement le matériel et les accès fournis.

En cas de défaillance des outils mis à disposition au client, DOCOLAB s’engage à corriger le bug dans les meilleurs délais possibles sauf défaillance qui ne serait pas de son fait. Assurer l’accès au serveur via Internet 24 h/24 tous les jours de l’année.

Pour l’accomplissement des diligences et prestations prévues à l’Article premier ci-dessus, DOCOLAB s’engage à donner ses meilleurs soins, conformément aux règles de l’art.

La présente obligation, n’est, de convention expresse, que pure obligation de moyens.

ARTICLE 9 : RESPONSABILITE DE DOCOLAB

DOCOLAB s’engage à mettre tous ses moyens en œuvre pour assurer dans des conditions optimales les services au Client.

DOCOLAB ne saurait être tenue pour responsable du non-respect total ou partiel d’une obligation et/ ou défaillance des opérateurs des réseaux de transport vers le monde Internet et en particulier de son ou ses fournisseurs d’accès.

A ce titre, DOCOLAB informe le Client que ses prestations sont indépendantes d’autres opérateurs techniques et que sa responsabilité ne peut être engagée par leur défaillance.

ARTICLE 10 : OBLIGATIONS ET RESPONSABILITE DU CLIENT

Le Client a un accès administrateur à DOCOLAB à ce titre, il est responsable de tout le contenu qu’il met en ligne.

Le Client est le responsable entier et exclusif des mots de passe nécessaires à l’utilisation

Le Client supportera seul les conséquences du défaut de fonctionnement du site internet consécutif à toute utilisation, par les membres de son personnel ou par toute personne auquel le Client aura fourni son (ou ses) mot(s) de passe.

Le Client agit en tant qu’entité indépendante et assume en conséquence seul les risques et périls de son activité.

Le Client est seul responsable du contenu des informations transmises, diffusées ou collectées, de leur exploitation et de leur mise à jour.

Le Client s’engage notamment à respecter les droits des tiers, notamment les droits de la personnalité, les droits de propriété intellectuelle des tiers tels que droits d’auteur, droits sur les brevets ou sur les marques.

En conséquence, DOCOLAB ne saurait être tenu pour responsable du contenu des informations transmises, diffusées ou collectées, de leur exploitation et de leur mise à jour et ce, à quelque titre que ce soit.

DOCOLAB ne peut que mettre en garde le Client sur les conséquences juridiques qui pourraient découler d’activités illicites sur le site, et dégager toute responsabilité solidaire sur l’utilisation des données mises à la disposition des internautes par le Client.

Le Client déclare en conséquence accepter pleinement toutes les obligations légales découlant de la propriété de ses services, DOCOLAB ne pouvant être recherchée ni inquiétée à cet égard pour quelque cause que ce soit, notamment en cas de violation de lois ou règlements applicables aux services du Client.

Le Client s’engage à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, et en particulier celles relatives à la loi Informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment à faire toute déclaration des traitements auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (C.N.I.L.).

DOCOLAB a déclaré auprès de la CNIL le traitement des données, une copie de cette déclaration est accessible sur simple demande à DOCOLAB.

ARTICLE 11 : DUREE DU CONTRAT

Les Parties n’entendant pas conditionner leur engagement à un délai de réflexion, le présent contrat prend effet ce jour.

Le contrat sera alors conclu pour une durée déterminée d’UNE (1) ANNEE..

Les Parties conviennent que le contrat se renouvellera ensuite, dans les mêmes termes, par tacite reconduction par périodes successives d’une année, sauf dénonciation de l’une des parties adressée à l’autre par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire au moins TROIS (3) avant l’échéance de la période contractuelle en cours.

ARTICLE 12 : PRIX ET FACTURATION

Le prix des services fournis par DOCOLAB au titre du présent contrat fait l’objet d’une annexe jointe au présent contrat.

Tout incident et/ou retard de paiement à l’échéance entraînera la suspension des services.

DOCOLAB se réserve le droit de répercuter, sans délai, toute nouvelle taxe ou toute augmentation de taux des taxes existantes.

Les prestations fournies par DOCOLAB sont payables par virement le 5 de chaque mois.

De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par DOCOLAB de manière particulière et écrite, le défaut total ou partiel de paiement à l’échéance de toute somme due au titre du contrat entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable l’exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues par le Client au titre du contrat, quel que soit le mode de règlement prévu.

la suspension de toutes les prestations en cours, quelle que soit leur nature, sans préjudice pour DOCOLAB d’user de la faculté de résiliation du contrat stipulée à l’article 13.

Les sommes prévues ci-dessus seront augmentées de la TVA au taux en vigueur, actuellement 20%

Le paiement des prestations s’effectuera au plus tard 30 jours après l’émission de la facture, les coordonnées bancaires figurant sur la facture.

ARTICLE 13 – RESPONSABILITES

Le Fournisseur ne saurait être tenu responsable des difficultés d’accès ou impossibilité momentanée d’accès au Site du Client dues aux perturbations du réseau de télécommunication, le Client étant informé de la complexité des réseaux mondiaux, et de l’afflux, à certaines heures, des utilisateurs d’Internet.

Le Fournisseur n’est pas responsable de préjudices tel que préjudice commercial, perte de clientèle, perte de commande, ou perte d’image de marque.

En tout état de cause, le montant des dommages et intérêts auquel le Fournisseur pourrait être condamné est limité au montant annuel du présent contrat

ARTICLE 14 – EXCEPTION D’INEXECUTION

Il est rappelé qu’en application de l’article 1219 du Code civil, chaque Partie pourra refuser d’exécuter son obligation, alors même que celle-ci est exigible, si l’autre Partie n’exécute pas la sienne et si cette inexécution est suffisamment grave, c’est-à-dire, susceptible de remettre en cause la poursuite du contrat ou de bouleverser fondamentalement son équilibre économique.

La suspension d’exécution prendra effet immédiatement, à réception par la Partie défaillante de la notification de manquement qui lui aura été adressée à cet effet par la Partie victime de la défaillance indiquant l’intention de faire application de l’exception d’inexécution tant que la Partie défaillante n’aura pas remédié au manquement constaté, signifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou sur tout autre support durable écrit permettant de ménager une preuve de l’envoi.

Cette exception d’inexécution pourra également être utilisée à titre préventif, conformément aux dispositions de l’article 1220 du Code civil, s’il est manifeste que l’une des Parties n’exécutera pas à l’échéance les obligations qui lui incombent et que les conséquences de cette inexécution sont suffisamment graves pour la Partie victime de la défaillance.

Cette faculté est utilisée aux risques et périls de la Partie qui en prend l’initiative.

La suspension d’exécution prendra effet immédiatement, à réception par la Partie présumée défaillante de la notification de l’intention de faire application de l’exception d’inexécution préventive jusqu’à ce que la Partie présumée défaillante exécute l’obligation pour laquelle un manquement à venir est manifeste, signifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou sur tout autre support durable écrit permettant de ménager une preuve de l’envoi.

Si l’empêchement était définitif ou perdurait au-delà de 2 Mois, les présentes seraient purement et simplement résolues selon les modalités définies à l’article Résolution pour manquement d’une partie à ses obligations.

ARTICLE 15 – FORCE MAJEURE

Ni le Fournisseur, ni le Client ne pourront être tenus pour responsables si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une quelconque de leurs obligations, telles que décrites dans le présent contrat découle d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

De convention expresse, constitue un cas de force majeure, l’indisponibilité du serveur dû aux perturbations du réseau de télécommunication ainsi que toute indisponibilité imputable à des causes étrangères au Fournisseur ou hors de son contrôle.

L’exécution de l’obligation est suspendue pendant toute la durée de la force majeure si elle temporaire et ne dépasse pas une durée de 10 jours. Si l’empêchement est définitif ou persiste au-delà d’une durée de jours le présent contrat sera purement et simplement résolu selon les modalités de l’article Résolution pour force majeure ci-dessous.

ARTICLE 16 : RESOLUTION DU CONTRAT

Chaque partie peut résilier de plein droit et sans indemnité le contrat.

En cas de manquement par l’une des parties à l’une ou l’autre de ses obligations au titre du contrat non réparé dans un délai de 15 jours à compter soit d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée par la partie plaignante notifiant les manquements en cause, soit de toute autre forme de notification faisant foi adressée par ladite partie, le contrat sera résilié de plein droit.

La date de notification de la lettre comportant les manquements en cause sera la date de réception, lors de la première présentation de la lettre.

ARTICLE 17 – FIN DU CONTRAT

Le Fournisseur s’engage à détruire les documents et bases de données fournies par le Client dans le cadre de l’exécution du présent contrat, ainsi que toutes les sauvegardes qu’il aura effectuées.

Le Client aura toujours la faculté de se connecter et de récupérer l’ensemble de ses données quel que soit le motif de la rupture du contrat dans un délai de 45 jours après la résiliation du contrat, passé ce délai DOCOLAB effacera toutes les données du Client installées sur le serveur dédié.

ARTICLE 18 – MODIFICATION

Les parties conviennent que DOCOLAB peut, de plein droit, modifier son service sans autre formalité que d’en informer le Client par un avertissement en ligne et/ou de porter ses modifications dans les conditions générales.

ARTICLE 19 – NULLITE ET INDEPENDANCE DES CLAUSES

L’annulation éventuelle d’une ou plusieurs clauses de la présente convention ne saurait porter atteinte à ses autres stipulations qui continueront de produire leur plein et entier effet pour autant que l’économie générale de la convention puisse être sauvegardée.

Au cas où l’exécution de l’une ou plusieurs des clauses de la présente convention serait rendue impossible du fait de son annulation, les Parties tenteront de se rapprocher afin d’établir une nouvelle clause dont l’esprit et la lettre seront aussi proches que possible de l’ancienne clause, les autres stipulations de la convention demeurant en vigueur.

A défaut ou si l’économie générale de la convention s’avérait fondamentalement bouleversée, les Parties pourraient, d’un commun accord formalisé par écrit, constater l’annulation de la présente convention dans son intégralité.

ARTICLE 20 – LOI APPLICABLE

Le contrat est soumis à la loi française sous réserve de la qualité de commerçant du Client, tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes conditions générales sera de la compétence exclusive des juridictions du ressort de la Cour d’Appel de DIJON.

ARTICLE 21 – ELECTION DE DOMICILE

Pour l’exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux ou adresses indiqués en tête des présentes.